Embedded librarians: bibliotecarios «integrados» o «incrustados» en la organización

Si bien en algunos países se aplica hace más de 10 años y continúa en constante desarrollo, la embedded librarianship todavía no está tan generalizada en las organizaciones de América Latina. Por ello, me pareció una buena idea retomar el tema para refrescar algunos conceptos y quizás despertar el interés de otros colegas para que evalúen la posibilidad de aplicarlo en sus organizaciones.

Las traducciones al español de este término podrían ser «bibliotecario integrado» (Torres-Salinas, 2009) o «bibliotecario incrustado» (Robinson, 2010). Sin embargo, es muy común que suela utilizarse la expresión en inglés embedded librarian debido a que ninguna de las traducciones al español tiene un uso tan extendido todavía.

En 2009, David Shumaker y Mary Talley realizaron una investigación financiada por la Special Libraries Association Research Grant sobre embedded librarianship. Ellos establecieron como criterio para definir a los bibliotecarios que aplican este modelo: la prestación de servicios especializados de información y conocimiento. Seguramente se preguntarán: ¿y qué tiene esto de distinto con los servicios tradicionales de las bibliotecas?

A continuación, una definición más específica, permitirá aclarar un poco más de que se trata: embedded librarianship consiste en la prestación de servicios de información y conocimiento altamente especializados, personalizados y con gran valor agregado a un grupo de clientes con necesidades bien definidas (Shumaker, 2012). Este modelo puede darse tanto en el ámbito académico como en organizaciones con y sin fines de lucro y en entidades gubernamentales.

La idea que el modelo del embedded librarian propone, es un bibliotecario que provea servicios especializados a un número limitado de grupos de clientes dentro de una organización. Asimismo, se trata de un bibliotecario más alineado con la estrategia y el «negocio» de la organización y cuya evaluación de desempeño estará dada por el impacto cuantificable y concreto de los servicios de información en los resultados de la organización.

La base para este modelo de servicio esta en el establecimiento de relaciones estrechas con grupos de clientes bien definidos y en una mayor penetración y visibilidad del bibliotecario dentro de los espacios de trabajo de los clientes. Es fundamental que el bibliotecario tenga o desarrolle habilidades para construir relaciones de trabajo profundas con su grupo de clientes, convirtiéndose en un miembro más del equipo y colaborando cohesivamente para solucionar y anticipar sus problemas de información.

Algunas características asociadas al embedded librarian (Shumaker y Talley, 2010), pueden ser:

• Foco puesto en el cliente (usuario) y no en la biblioteca.
• Ubicación física: en algunos casos, el bibliotecario trabaja en la oficina con su grupo de clientes (physically embedded), aunque también continua el trabajo remoto tradicional desde la biblioteca o desde otra oficina (virtually embedded).
• Salario costeado total o parcialmente por su grupo de clientes
• Bibliotecario supervisado por un manager del grupo de clientes, además de o en lugar de, un manager bibliotecario.

Algunos de los servicios ofrecidos son:

• Investigación profunda
• Inteligencia competitiva
• Entrenamientos dentro del ámbito de trabajo del grupo de clientes
• Análisis de datos
• Gestión del conocimiento
• Gestión de contenidos
• Servicios de información

Este modelo, reemplaza los servicios de referencia e investigación reactiva y estandarizada con consultorías de información continuas y en profundidad en las cuales el bibliotecario puede identificar y satisfacer necesidades de información incluso antes de que los miembros del grupo de clientes las reconozcan (Shumaker, 2012).

Algunos de los productos que pueden generar los embedded librarians:

• Desarrollo de bases de datos estructurados.
• Manipulación de datos usando aplicaciones para el análisis.
• Gestión de redes y de repositorios de documentos.

Debido a que la penetración es personalizada, las técnicas que se pueden utilizar para promocionar y dar visibilidad a este tipo de servicios dentro de la organización pueden ser (Shumaker y Talley, 2010):

• Contactos personales y «boca-a-boca».
• Distribución de materiales promocionales impresos como folletos, volantes y pósters.
• Presentaciones presenciales en las jornadas de inducción de personal recientemente incorporado a la organización.
• Marketing integrado en las interacciones diarias como resultado de estrechas relaciones de trabajo en colaboración.
• Blogs o portales (Infoguides)

Algunas de las prácticas de los embedded librarians observadas por Shumaker y Talley (Talley, 2012) incluyen:

• Acuerdos de trabajo escritos con los grupos de clientes
• Retroalimentación de los clientes mediante evaluaciones de desempeño
• Apoyo del manager del grupo de clientes mediante la integración del bibliotecario al equipo.
• Formación continua del bibliotecario en el área de especialización del grupo de clientes.
• Presencia regular del bibliotecario en reuniones del equipo.
• Asistencia del bibliotecario a las mismas capacitaciones internas que recibe  su grupo de clientes sobre temas específicos.
• Reuniones con el manager del grupo de clientes para discutir necesidades de información.

Los servicios tradicionales de información y referencia son también sumamente valiosos. Sin embargo, en algunos entornos más competitivos como el ámbito corporativo, gubernamental, etc., el alto nivel de complejidad y análisis requerido para satisfacer necesidades de información específicas y urgentes requieren del bibliotecario un acercamiento más personalizado y el establecimiento de relaciones de trabajo estrechas con los clientes.

¡Todavía hay mucho por experimentar, investigar y aplicar en nuestras bibliotecas!

A continuación, un poco de bibliografía sobre el tema:

• Can, E. (2007-    ). Embedded librarian. Blog.
• Robinson, N. (2012). El bibliotecario «incrustrado». Docu ¿qué?: entre olas de información.
• Shumaker, D. (2007-     ). The embedded librarian. Blog.
• Schumaker, D. (2010). A wide range of approaches. Information outlook, 14(1), Jan./Feb.,10-11.
• Shumaker, D. y Talley, M. (2009). Models of embedded librarianship: final report. Special Libraries Association Research Grant 2007.
• Shumaker, D. y Talley, M. (2010). Models of embedded librarianship: research summary. Information outlook, 14(1), Jan./Feb., 27-35.
• Slater Trimble, J. (2010). Reflecting corporate strategy: Mitre’s Information services Clusters. Information outlook, 14(1), Jan./Feb., 23-25.
• Stover Heinze, J. (2010). Leveraging internal partnerships for library success. Information outlook, 14(1), Jan./Feb., 13-15.
• Talley, M. (2011). Success and the embedded librarian. Information outlook, 15(3), Apr./May., 25-28.
• Torres-Salinas, D. (2010). Bibliotecarios integrados (embedded): servicios de apoyo integrales aplicados a grupos de investigación. En: El apoyo a la investigación por parte de la bibliotecas universitarias. Biblioteca Universidad de Navarra, Pamplona, 10 y 11 de febrero, 2010.
• Torres-Salinas, D. (2010). Incrustados e integrados en la investigación: los ‘embedded librarians’. Notas Think EPI 2011.