5 herramientas de gestión de proyectos y equipos en tu biblioteca

Trabajar en equipo en la gestión de proyectos no es fácil. Cada persona utiliza una técnica particular para organizarse, así como diferentes maneras de manejar el tiempo, y de registrar el progreso. El riesgo de no abordar las diferencias, de no establecer algunas reglas comunes desde el inicio y de no monitorearlas regularmente, es muy grande.

Las bibliotecarios trabajan en proyectos constantemente. Por la necesidad de contar siempre con la perspectiva del usuario, el conocimiento técnico y la infaltable noción tecnológica, sus equipos se caracterizan por incluir miembros de distintas áreas. Por ejemplo, un equipo para rediseñar la búsqueda del catálogo en línea, generalmente contará con al menos un catalogador, un referencista, y un bibliotecarios de sistemas. La coordinación del trabajo en equipo es entonces clave para alcanzar los resultados deseados.

Hay varios puntos que hay que considerar a la hora de gestionar proyectos en bibliotecas: el establecimiento de objetivos claros, la distribución de tareas, las fechas límites, el manejo de prioridades, la asignación de responsables y la gestión del riesgo son algunos de los principales. Pero para que todo esto se pueda llevar a cabo, un componente fundamental que hay que cuidar es la comunicación.

Herramientas gratuitas para mejorar la gestión de tus proyectos y la comunicación de tu equipo

Hay infinitas maneras de organizar el trabajo, y lo que funciona para unos equipos, puede no funcionar para otros. Los correos electrónicos, un cuaderno, un archivo excel, un pizarrón, un corcho, post-its, un calendario compartido, el chat y las infinitas reuniones son solo algunas de las herramientas usadas por equipos para tratar de ponerse de acuerdo, dar seguimiento y alcanzar sus objetivos en tiempo y forma. ¡Todas estas herramientas son válidas!

Sin embargo, últimamente no son las únicas. Cada vez más las organizaciones están explorando aplicaciones de gestión de proyectos que toman los elementos básicos mencionados más arriba, y los ponen a disposición en aplicaciones en línea. No toda aplicación significa un éxito asegurado. Por la naturaleza diversa que tienen los equipos, es necesario el ejercicio de prueba y error hasta encontrar la herramienta apropiada, pero definitivamente ¡vale la pena probarlo!

Para ayudarte en la búsqueda de la herramienta que se adapte mejor a tus necesidades y a la de tu(s) equipo(s), me gustaría recomendarte 5 aplicaciones gratuitas:

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  Kanban Board

  Trello: Es una herramienta muy útil para la gestión de tareas. Ofrece un tablero con distintos listados, incluyendo tareas en forma de tarjetas. Para registrar el progreso, ofrece la funcionalidad de  tablero de Kanban, que permite distribuir tareas en tres columnas: pendiente, en curso y completado. A medida que se va progresando en el proyecto, es posible arrastrar y soltar las tarjetas de una lista a otra. Para asignar responsables, solo hay que arrastrar miembros del equipo hacia las tarjetas. Tiene una versión gratuita que ofrece crear tableros, listas, tarjetas, checklists, agregar miembros y subir adjuntos ilimitados. Es posible también integrarlo con otros servicios para disponer de más funciones (llamadas Power-Ups), por ejemplo: Evernote, Slack, Github, Hangouts, etc. Además ofrece integración básica con GoogleDrive, Dropbox y OneDrive. Se pueden adjuntar archivos de hasta 10 MB. Algunas empresas que usan Trello: Adobe, Pixar, Google, Kickstarter y National Geographic. La aplicación está disponible para distintas plataformas y dispositivos móviles.

• Asana: Es una herramienta para monitorear el trabajo en proyectos, distribuyendo tareas y asignando responsables. Ofrece una interfaz bastante intuitiva y permite personalizar las notificaciones por correo electrónico. Tiene una versión gratuita que permite trabajar con tareas, proyectos y conversaciones ilimitadas. Incluye integraciones con aplicaciones como Dropbox, GoogleDrive, Slack, Google Calendar y Evernote, entre otras. Es posible conformar equipos de hasta 15 miembros, crear tableros de comandos y realizar búsquedas. Algunas empresas que usan Asana: The New Yorker, Salesforce, Columbia University, TED, Khan Academy y Uber. La aplicación está disponible para iOS y Android.

• Wrike: Es una plataforma integrada para la gestión y monitoreo de proyectos. Permite convertir grandes metas en tareas manejables, asignar fechas límite y responsables. Ofrece herramientas para el trabajo colaborativo en documentos y viendo cambios en tiempo real. Con Wrike es posible crear diagramas de Gantt: una línea de tiempo visual para tener un panorama de los tiempos estimados para cada tarea de un proyecto pudiendo hacer ajustes cuando sean necesarios. Se integra a la rutina de trabajo y no tienes que abrir la aplicación para trabajar con ella, puedes marcar tareas completas directamente desde el correo electrónico. Incluye analíticas para ver un panorama del estado general de tu proyecto. Una funcionalidad muy interesante es la posibilidad de manejar comentarios y revisión de documentos, así como obtener aprobaciones manteniendo un registro de las mismas. Tiene una versión gratuita que ofrece una lista de tareas compartidas para equipos de hasta 5 miembros. Algunas empresas que usan Wrike: PayPal y Hootsuite. La aplicación está disponible para iOS y Android.
  

  Gantt Diagram

• Hive: Es una aplicación para equipos que ofrece un tablero de comandos para trabajar con acciones, mensajes y archivos de un proyecto en un solo lugar. Hive permite visualizar el progreso de un proyecto y ver las listas de pendientes de los miembros del equipo. Entre sus funcionalidades incluye un sistema de mensajería instantánea, para hablar en forma directa con otros miembros o mediante grupos. También permite crear flujos de trabajo, que pueden ser reutilizados una y otra vez. Hive permite además integraciones con más de 100 aplicaciones como Dropbox, Google Drive y WordPress. Tiene una versión gratuita que ofrece un espacio de trabajo para hasta 10 usuarios, ilimitadas tareas, mensajes e integraciones. También está disponible para dispositivos móviles iOS y Android. Algunas empresas que usan Hive: HBO, Deloitte, Nike y Uber.

• Slack: Es una aplicación de especialmente dedicada para la comunicación en equipos, intentando reducir la comunicación vía correo electrónico al mínimo. Permite crear canales de acuerdo a proyectos para comunicarse entre los miembros de un equipo, así como realizar llamadas, videollamadas y mensajes directos. También es posible compartir archivos con solo arrastrar y soltar, y permite la integración con Dropbox, Google Drive o Box. Tiene una versión gratuita que ofrece la posibilidad de buscar en los archivos de mensajes (hasta 10.000 de los más recientes), la integración con 10 aplicaciones o servicios y almacenamiento de hasta 5 GB para el equipo. La aplicación está disponible para iOS, Android, Mac y Windows. Algunas empresas que usan Slack: Airbnb, Time, Pandora, Harvard University, Linkedin y Pinterest.

Estas son solo algunas de las herramientas disponibles actualmente, pero ¡hay muchas más!. Lo ideal es comenzar por discutir en equipo las necesidades particulares de tu proyecto antes de tomar decisiones apresuradas. Esta discusión debe considerar posibles integraciones con otras aplicaciones, requerimientos de espacio, cantidad de usuarios y particularmente un listado de funcionalidades que tu equipo necesitará para trabajar y para monitorear el trabajo realizado.

¿Te animas a probar alguna de estas aplicaciones?.

Si ya la(s) probaste, ¿Cuál(es) recomendarías a tus colegas?