Imaginemos una biblioteca que funcione como el título de este post (dicho sea de paso, desconozco si tiene autoría, salió del saber popular de facebook)
Horario de atención, desconocido. Uno va y si está abierta, suerte.
Libros en estanterías. Punto. ¿Qué libros? Desconocido.
Cómo los encuentro, cómo sé si está lo que necesito. Bueno hay algunas opciones. Primero sería ideal llegar cuando esté abierta, segundo sería ideal que encuentres a la bibliotecaria, la que trabaja allí hace 20 años. Ella sabe lo que hay y donde está. La otra opción sería recorrer los estantes libro por libro, hasta dar con lo que buscas.
Y cuando lo encontrás la bibliotecaria te dice, “cuando no lo necesites más, si te acordás, traelo”
Ya se que los bibliotecarios leen esto y les transpiran las manos. Pero falta profundizar en la necesidad de la gestión y la administración de las bibliotecas u otras unidades de información.
¿Por qué pensar en la gestión de una biblioteca? ¿Qué es exactamente lo que se administra?
Una biblioteca es una organización, funciona como tal y necesita que sus partes estén relacionadas sistemáticamente. Pensar la biblioteca desde esta perspectiva puede ser novedosa para algunos, para los que ven en la biblioteca un lugar donde leer y retirar libros. Sin embargo, desde el interior de la misma se ve la importancia de considerar cuidadosamente qué se espera de la organización.
¿Qué entendemos por gestión?
El DRAE define gestionar como «Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.»
De lo cual se desprende que es necesario conocer en primera instancia qué consideramos un logro, qué es lo que esperamos de la organización. Aquí entra en juego la necesidad de declarar la misión y la visión de la biblioteca (les recomiendo leer «¿Quiénes somos? ¿A dónde vamos? ¿Por qué estamos aquí?» donde traté el tema más detalladamente)
Una vez que sabemos a donde vamos, definir objetivos generales y específicos sería el siguiente paso. Pequeños (o grandes) faros que nos guíen en el camino. ¿En dónde radica la importancia de definir objetivos?
Por empezar son organizativos, nos demuestran el camino a seguir. Y su mayor importancia se encuentra en el hecho de que al ser comprobables, comparables con la realidad nos dan una pauta infalible para la evaluación de la gestión de la organización.
Declarar “queremos facilitar el acceso a la lectura” es optimo pero general. Plantear “Ampliaremos la cantidad de usuarios reales atendidos satisfactoriamente en un 35% durante el próximo semestre julio-diciembre 2012” es mesurable, cotejable con la realidad. Para lo cual es necesario llevar estadísticas, otro elemento de la gestión. Decir “estadísticas” puede sonar frio, pero si no perdemos de vista la finalidad de las mismas entenderemos que de frías no tienen nada. El objetivo final de la biblioteca es el usuario. La gestión, la organización, la administración se hace para el beneficio del usuario. Y las estadísticas también.
- La supervivencia de la biblioteca depende de la manera en que los recursos que tenemos al alcance son utilizados eficazmente para cubrir las necesidades de nuestros usuarios.
¿Qué podemos medir a través de estadísticas en la biblioteca? Personalmente contestaría que todo. Consultas satisfechas (o no satisfechas), préstamos, uso de salas, mailes recibidos, repercusión en las redes sociales, uso de determinadas colecciones, etc. La decisión última sobre como aplicamos las estadísticas muchas veces está relacionada con qué vemos necesario cambiar. Y no siempre es necesario que algo no funcione para cambiar. También se puede innovar, traer algo nuevo o mejorar la calidad de los servicios prestados aun cuando funcionan satisfactoriamente.
Gestionar una unidad de información es mucho más que moverse por instinto o costumbre. Es pensar la dinámica organizacional, vivir el presente pensando el futuro y darle vida a la organización. Son muchos los campos en que podemos analizar la importancia de pautar los pasos a dar, apoyados en datos confiables y con un objetivo en la mira. Supone un desafío, un reto.
En próximos post veremos algunas otras aplicaciones de la gestión de unidades de información y será un gusto a partir de este momento escuchar/leer sus comentarios y experiencias.
Comparto el desarrollo del artículo ya que considero que se puede cambiar el rumbo de la gestión sin modificar la dinámica organizacional. Para que las bibliotecas perduren el único objetivo es el usuario. La misión y la visión en las bibliotecas están orientadas hacia ellos.