Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas primera parte

Desde el inicio de los tiempos se ha ido documentando la historia de la humanidad en diferentes soportes (tablas de madera, tablas de arcilla, papiro, pergamino, liber y papel); los cuáles han servido para que la información sea transmitida y se use como fuente de consulta de generación en generación. Con el paso del tiempo estos soportes fueron cambiando y modernizándose, ahora se encuentran documentos, libros, planos, mapas, periódicos, revistas, dibujos, grabados, fotografías, películas, discos, cintas de audio, videos, microfilms los cuáles reposan en estanterías adecuadas para cada material según su soporte en Bibliotecas y Archivos.

Las Bibliotecas y Archivos conforman el patrimonio cultural y documental que reflejan una época de la historia, un pensamiento, una forma de vida; por su valor histórico y cultural, merecen ser conservados, pero sus colecciones se encuentran en riesgo por su deterioro constante, el material de los fondos bibliográficos son cada vez más frágiles y algunos están en peligro de extinción.

El deterioro de los fondos se ha convertido en un problema, debido algunas causas interrelacionadas como: oscilación química relativa a los componentes de los materiales de archivos y bibliotecas, inapropiadas condiciones ambientales en las áreas donde se organizan las colecciones, rutinas de almacenamiento y uso inadecuado de los fondos, desastres naturales, robo y violencia. Las condiciones ambientales y las formas de almacenamiento ejercen gran influencia en la conservación de los libros y los documentos. El control del ambiente y las acertadas formas de almacenamiento constituyen las principales medidas de prevención.

¿Qué es la conservación preventiva?

Es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tienen por objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos del deterioro que sufren los impresos y documentos, tratando de que los mismos subsistan para las generaciones futuras.

Factores de Degradación

Factores internos o intrínsecos.- Obedecen a factores de incidencia interna de los materiales con que se elaboraron los bienes, a su manera de producción: mala composición del papel, sus elementos y aditivos y el material sustentado (tintas). Entre los más comunes tenemos:

• Acidez: Se relaciona con el cambio de ph que puede producirse en un documento. Cuando la acidez se manifiesta es fácil detectarla por el amarillamiento del papel, que se envejece al punto de volverse quebradizo.
• Oxidación: Se produce a causa de los elementos que conforman el material impreso: cargas, aglutinantes, aditivos, que reaccionan en contacto con el medio ambiente; así como de tintas. La oxidación se evidencia cuando la tinta ¨muerde¨ al papel provocando desprendimiento del sector donde se ha escrito y en ocasiones causando daño a páginas enteras.

Factores externos o entrínsecos.- Se refiere a aquellos que causan degradaciones externas y sobre los que se puede actuar de una manera oportuna y directa a fin de retardar o corregir las causas de deterioro. Se presentan a causa del entorno en el cual se encuentran los documentos. Entre estos tenemos:

• Físico-mecánicos: producidos por el continuo e inadecuado almacenamiento, manipulación y conservación de los documentos, utilización de elementos extraños (grapas, cinta adhesiva, etc.), dando como resultado: roturas, deformaciones, aparición de manchas de grasa, sudor o saliva, entre otros.
• Físico-ambientales: Se refiere al microclima en el cual se encuentran los documentos, relacionado con: humedad, temperatura y luz que influyen en su deterioro.

Humedad/Temperatura:

• La exposición a altas temperaturas y a una excesiva humedad, produce descomposición de los materiales y propagación de microorganismos.
• La poca humedad y baja temperatura producen fragilidad, envejecimiento y resquebrajamiento del papel.

Luz:

• La excesiva luz causa deterioro por la radiación, la luz fluorescente y natural, aceleran el envejecimiento del papel que se hace visible por su amarillamiento y fragilidad.
• Si la luz es controlada puede ser beneficiosa y actuar como germicida para determinados microorganismos e insectos.
• Químicos-ambientales: La presencia de agentes biológicos, es decir, que tienen vida producen alteraciones en los documentos. Su aparición depende del lugar donde se encuentran almacenados.
• Biológicos: Hombre, roedores, aves, insectos y microorganismos.

Factores Catastróficos:

• Inundaciones: Los efectos pueden ser muy graves, como: tintas corridas, adhesión de hojas, roturas, desteñimiento, deformaciones, manchas y aparición de hongos y bacterias.
• Terremotos: En el caso de sismo en los repositorios, puede acarrear deterioro físico, roturas, desencuadernado, pérdida del soporte.
• Incendios: Produce fragilidad de los documentos, resequedad, acartonamiento, se carbonizan y pueden inclusive quedar en cenizas.

Pautas básicas para la preservación

¨Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio¨.

Es posible retardar la degradación de los materiales, interviniendo en factores tales como: 1) temperatura, humedad relativa, 2) luz, 3) calidad del aire, 4) agentes biológicos, hongos, 5) roedores, 6) palomas y 7) insectos.

                             ¿Cuál es el ambiente ideal para las colecciones?                            

Es aquel en el que se controla la temperatura y la humedad relativa, donde no existen contaminantes, se asegura una buena ventilación y se controla la luz, donde no haya hongos, insectos, roedores y se incorporan prácticas acertadas de mantenimiento y seguridad contra incendios, inundaciones y robos.

• Humedad relativa y temperatura: El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la preservación, debido a que es uno de los factores que contribuye de manera más significativa en el deterioro de los materiales.

La humedad relativa, en combinación con la alta temperatura, estimula el crecimiento de hongos y la actividad de insectos. Al contrario, una humedad relativa extremadamente baja, puede conducir al resecamiento y fragilidad de ciertos materiales.

Las fluctuaciones en la temperatura y la humedad relativa también son perjudiciales. No se debe olvidar que las colecciones de archivos y bibliotecas son higroscópicas, es decir que, absorben y expulsan rápidamente la humedad, contrayéndose y expandiéndose. Estos cambios aceleran el deterioro y conducen a daños tan visibles como el desmoronamiento de las tintas, la deformación del papel y de las cubiertas de los libros.

Tomemos en cuenta las siguientes recomendaciones:

1.1. Protección contra la humedad y temperatura:

a) Los edificios deben mantenerse en buen estado. Es necesario hacer un análisis detenido de los edificios que     albergan las colecciones, así como de los materiales empleados en su construcción, revestimientos, calidad de los cimientos y drenaje del terreno.

b) Las grietas deberían repararse tan pronto como se presentan.

c) Las puertas y ventanas deberían sellarse y mantenerse cerradas para evitar la entrada de aire exterior no acondicionado.

d) En sitios de gran humedad y temperatura se puede colocar muros exteriores con doble pared y vacío intermedio de aproximadamente treinta centímetros, para lograr estabilizar estos parámetros a bajo costo.

e) Es indispensable que exista un buen espacio entre el techo y el cielo raso para disponer de un seguro aislamiento térmico.

f) Si es necesario, se implementarán equipos de control de clima que varían en complejidad, dependiendo de las condiciones de cada archivo o biblioteca, el tipo de construcción, la ubicación geográfica, presupuestos, etc. Van desde un simple aire acondicionado y/o deshumidificador, hasta un sistema central que abarque todo el edificio y que filtre, enfríe, caliente, humecte o deshumecte el aire.

2) Luz: El efecto de la luz provoca daños graves en las colecciones de bibliotecas y archivos, acelerando su deterioro, porque actúa como catalizador en los procesos de oxidación de los materiales. Produce amarillamiento general, decoloración, contracción y fragilidad del soporte. Este deterioro es generado por la acción de radiaciones destructivas, especialmente los rayos ultravioleta. Una exposición de luz baja permanente es igual de dañina que una luz fuerte durante corto tiempo.

2.1 Protección contra la luz:

1. a) Los niveles de luz deberían ser tan bajos como sea posible y el tiempo de exposición el mínimo necesario.
2. b) En los depósitos, las ventanas o claraboyas no pueden sobrepasar el 10% del total de la superficie de las paredes y siempre la luz que ingrese deberá ser indirecta y protegida por filtros, cortinas o persianas que eviten la luz sobre las colecciones.
3. c) Todo tipo de luz deberá poseer filtros o difusores y si es posible se utilizarán tubos fluorescentes especiales, bajos en radiaciones ultravioletas.
4. d) Deberá existir independencia de iluminación artificial entre las diferentes áreas que conforman la biblioteca o el archivo.
5. e) El tiempo de exposición y el nivel de iluminación debe ser controlado con la implementación de interruptores, que apaguen la luz dentro de un tiempo prudencial evitando una exposición permanente, o la utilización de sensores de movimiento, que se enciendan cuando la persona entra.

´´Un documento se deteriora 50 veces más al sol que a la sombra´´

3) Calidad del Aire: En la actualidad, uno de los agentes de mayor degradación de los documentos, es la contaminación atmosférica presente en forma gaseosa o sólida (partículas).

Los contaminantes gaseosos catalizan reacciones químicas nocivas que conducen a la formación de ácidos en las colecciones produciendo amarillamiento, manchas, oscurecimiento y pérdida de resistencia de los materiales. Esto generalmente se evidencia cuando se observan libros o documentos con las orillas oscurecidas mientras que el interior está en buen estado; en el cuero provoca dureza, absorbencia y luego fragilidad.

3.1. Protección contra la contaminación del aire:

1. a) La contaminación gaseosa puede controlarse con el uso de filtros químicos, extractores húmedos o la combinación de ambos. Generalmente, la absorción de gases se realiza con filtros de carbón activo o compuestos de gránulos de cerámica.
2. b) Las partículas sólidas son factibles de filtrarse mecánicamente, con la colocación de barreras con base de pelón, papeles desechables de alta porosidad o filtros de fibra de vidrio que pueden eliminar el 95% de partículas.
3. c) En el caso de poseer fotocopiadoras electrostáticas o áreas de conservación, es indispensable conducir el aire contaminado hacia el exterior por medio de extractores e inyectar aire con filtros, eliminando de esta forma la recirculación.
4. d) Si no existe sistema de filtración de aire, el control puede reducirse ajustando firmemente puertas y ventanas con bandas de sellado y eliminando al máximo el número de aberturas hacia depósitos o áreas de almacenamiento.
5. e) Puede utilizarse además estuches protectores (contenedores), que pueden ayudar a disminuir los efectos de los contaminantes sobre las colecciones.
6. f) Debe estar terminantemente prohibido fumar en las áreas de bibliotecas y archivos.
7. g) Se debe realizar periódicamente limpieza de los lugares de almacenamiento y de las colecciones, esta tarea minimiza la degradación.
8. h) Las aspiradoras empleadas en la limpieza, obligatoriamente deben estar provistas de filtros totales para impedir la dispersión de las esporas de microorganismos en el aire.
9. i) Deben eliminarse ciertos tipos de materiales de construcción como pinturas, selladores, sustancias limpiadoras de muebles o pisos, que emitan gases.
10. j) Debe eliminarse igualmente alfombras de los pisos y muebles de madera.

¨Las partículas sólidas de hollín y polvo pueden manchar de forma irreversible los materiales, además de desgastarlos¨ 

4) Microorganismos – Hongos: Se conocen más de cien mil especies de hongos (fungi). Los hongos se propagan diseminando numerosas esporas, las cuales se dispersan en el aire, viajan a nuevos sitios y en condiciones adecuadas, germinan. Cuando ello ocurre, en las esporas aparecen unos tejidos parecidos a pelos que se conocen como micelio (moho visible). El micelio produce a su vez más sacos de esporas, que maduran y estallan, con lo que el ciclo vuelve a comenzar.

Los hongos excretan enzimas que les permiten digerir materiales orgánicos como el papel y las encuadernaciones de los libros, alterándolos y debilitándolos. Así mismo, muchos hongos contienen sustancias coloreadas que pueden manchar el papel, la tela o el cuero. Se debe tomar en cuenta que puede ser peligroso para las personas y en algunos casos, representan un gran riesgo para la salud. Los brotes de hongos nunca se deben ignorar ni dejar ¨que desaparezcan solos.¨

Para germinar, es decir volverse activas las esporas, necesitan un ambiente propicio. Si no hay condiciones favorables, permanecen inactivos (latentes) y causan poco daño.

El factor más preponderante en el crecimiento de hongos es la presencia de humedad. Por lo general, mientras mayor es la humedad relativa, con mayor facilidad se desarrollan los hongos. Si la humedad relativa es superior al 70% durante un período prolongado, el crecimiento de hongos es prácticamente inevitable. Se debe recordar, sin embargo, que algunas especies de hongos crecen también con una humedad relativa inferior.

Otros factores que contribuyen al desarrollo de hongos en presencia de humedad son la temperatura elevada, el aire estancado y la oscuridad.

4.1 Protección contra los microorganismos – hongos: Las esporas de los hongos, ya sean activas o latentes, se encuentran en todas partes. Las estrategias de control son:

1. a) Mantener la humedad relativa, temperatura y luz, en niveles moderados, de manera que las esporas permanezcan latentes.
2. b) Conservar las colecciones libres de polvo y suciedad superficial.
3. c) Realizar controles permanentes de todos los ambientes y aislar en forma inmediata los posibles focos de contaminación, para tratarlos bajo la supervisión y recomendación de los especialistas.

Bibliografía:

• Crespo, Carmen, ¨La conservación documental en su aspecto preventivo. Características de un depósito de archivo actual¨, Centro Nacional de Restauración de libros y documentos, Madrid, 2013.
• Ogden, Sherelyn, Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center, CONSERVAPLAN Nª 7, (Caracas) Venezuela, Biblioteca Nacional de Venezuela, 2014.
• https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
• Ogden, Sherelyn, El manual de preservación de bibliotecas y archivos de Northeast Conservation Center, Santiago de Chile, Centro Nacional de conservación y restauración-proyecto cooperativo de conservación para bibliotecas y archivos, 2014.