Gestión de información en el museo

Para quiénes nos desempeñamos en bibliotecas, archivos y/o centros de documentación de museos, la gestión de información constituye una de las funciones fundamentales a desarrollar en las instituciones museísticas.

Estas unidades de información pueden constituirse idealmente en servicios de información de referencia para el museo, apoyando su gestión, contribuyendo al uso óptimo de la información a la vez que optimizar la comunicación organizacional y  lograr mejores relaciones interpersonales. 

La gestión de información museística por un lado implica gestionar toda la información producida por la institución, en todos los formatos y soportes documentales, comprendiendo tanto catálogos, folletería y hojas de sala, como registros audiovisuales, invitaciones como notas de prensa, noticias en la web y toda información relativa al museo o en la que sea citado.

Por otro lado en toda institución que convivan bibliotecas, archivos y museos, Yarrow (2009) nos dice que estas “son socios naturales en la colaboración y cooperación, en el sentido que acostumbran a servir a la misma comunidad de maneras parecidas.”

Desde las conceptualizaciones teóricas de la Ciencia de la Información, la Bibliotecología, Archivología y Museología y desde la perspectiva crítica; las bibliotecas, archivos y museos dialogan en sus teorías, conceptos, métodos y objetos de estudio. De este modo, el hecho de que una institución museística cuente con una biblioteca o centro de documentación y un archivo, que aunque funcionen en espacios físicos independientes y cada una con sus propias normas, sistemas de gestión; sería deseable pueden hacerlo de forma coordinada, interdisciplinaria, lo cual redundará en un mejor servicio de información al público, quien podrá hacerse una idea global de qué libros, artículos de prensa, informes, objetos, existen sobre su tema de interés.

 La gestión de información en un museo implicará una importante labor de equipo e interdisciplinaria; aportando las bibliotecas desde su ámbito,  la normalización de los procesos, con el auge de las TICs, el avance en la automatización y el complemento en las funciones clásicas del museo, así como el constituirse en un motor para el cambio. Las tecnologías han contribuido en gran medida a optimizar la tarea de gestión de la información, dando como resultado recursos, productos y servicios diversos y más accesibles a todos.

El auge de las TICs y la incorporación de la web 2.0 a todos los aspectos de la vida de las personas, ha representado para las bibliotecas la posibilidad de ampliar el espectro posible de públicos y acercarse a individuos que por su ubicación geográfica o simplemente por desconocimiento de la existencia de estos servicios, no accederían a ellas o las consultarían in-situ. Así, profesionales de la información de este tipo particular de biblioteca especializada, “deberán aliarse con las tecnologías” para sacar de ellas el mayor provecho en pos ofrecer mejores productos y servicios.

Dependiendo de las diversas realidades institucionales, de los recursos humanos de que disponga, la biblioteca del museo puede cumplir un rol importante en la producción, difusión, promoción y conservación de los contenidos generados desde el Museo -que puede ser de forma conjunta con el área de comunicación si existiese-, y es en este aspecto que las herramientas 2.0 pueden facilitar la gestión, sin necesidad de grandes requerimientos informáticos ni económicos.

La presencia en redes sociales y en la web 2.0 no reemplaza la existencia de una página web institucional, que constituye la carta de presentación y redirige y conecta con las diversas redes.

En este sentido, se pueden mencionar algunas de las aplicaciones web 2.0 que nos permiten:

• difusión del patrimonio bibliográfico

Esta difusión podemos hacerla además de en el espacio físico de la biblioteca en la web; difundir las novedades del mes, colecciones temáticas o documentos que quiéramos destacar, fondos patrimoniales.

• compartir documentos

Compartir documentos que son elaborados, producidos por el Museo en el marco de sus exposiciones y actividades, publicaciones institucionales en general. Desde la Biblioteca podrían publicarse reglamentos y documentos de interés para los usuarios, bases de concursos, convocatorias, programas, folletos, tutoriales y guías de uso, boletines de novedades, guías de lectura, bibliografías. Son de fácil uso y permiten subir documentos, que se visualizan con un efecto flash que simula el paso de las páginas.

• gestión de imágenes

Imágenes de actividades, exposiciones, espacios físicos y colecciones bibliográficas pueden ser publicadas en sitios que permiten llevar un registro y difusión. Permiten la recuperación, al ser posible titular, etiquetar, describir y geolocalizar las imágenes. Permiten subir, descargar y buscar.

• gestión de audiovisuales

Posibilitan el registro y difusión de material audiovisual resultante de actividades de la biblioteca y/o el museo (charlas, presentaciones, encuentros, talleres), recorridos guiados y por exposiciones, recomendaciones de contenidos a usuarios y/o visitantes, videos institucionales, difusión de colecciones especiales.

• difusión de actividades

Difundir información de actividades, información breve y puntual que podremos ampliar en otros sitios.

• ofimática colaborativa

Almacenar y compartir archivos, crear documentos, planillas, presentaciones, encuestas, que nos posibilitan la redacción de informes, instructivos, estadísticas, presentaciones en línea y elaborado colaborativamente entre varias secciones, personas. También se pueden crear encuestas o cuestionarios para evaluar servicios, inscribirse a cursos.

• dar visibilidad a la institución

aplicaciones con estas prestaciones así como otras, contribuyen a hacer a la biblioteca más visible, llegar a otros a los que in situ no podemos llegar, en definitiva una gran vidriera de nuestra institución al mundo y de mostrar lo que ofrecemos y hacemos.

• comunicación

Permite al público en general tener un canal directo de comunicación con la biblioteca. (consultas, solicitudes) y a la biblioteca “salir de sus paredes” y llegar al usuario en todo momento y lugar.

• dar participación al público

y esa es la filosofía de la web 2.0, favorecer a la participación del usuario e interacción con las redes, los recursos y la biblioteca. Cada una de las aplicaciones referidas permiten buscar a nuestros usuarios, invitarlos, compartir con ellos, así como compartir entre las redes.