El profesional de la información en el siglo XXI ya tiene otra denominación: gestor de proyectos. Cada vez más el campo de trabajo en las bibliotecas, los archivos y los centros de documentación está dominado por distintos proyectos encima de las tareas del día a día. Hoy en día el profesional de la información se encarga de proyectos especiales: extensión de programas y ofertas de su biblioteca a través de las redes sociales, desarrollo de software especializado para bibliotecas y archivos, proyectos enfocados en destacar la presencia y historia de comunidades marginadas, entre otros. En cualquier momento, estamos desarrollando y gestionando una cantidad de proyectos que son el latido de nuestra labor y nuestras instituciones. ¿Cómo podemos capacitarnos para ser gestores de proyectos? ¿Cuales son las herramientas y “hacks” para lograr una gestión adecuada y específicamente para proyectos dentro bibliotecas, archivos y centros de documentación?
Los principios básicos de la gestión de proyectos son los mismos en cualquier ambiente. Para bibliotecas, archivos y centros de documentación se puede personalizar los aspectos del proceso para que sean adecuados para la situación actual. Las etapas básicas en el proceso de gestión son:
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Carta del Proyecto. Es un documento que establece los parámetros del proyecto y las personas vinculada y con ello y los interesados que van a proporcionar apoyo político y financiero al proyecto. La carta debe ser aceptada y firmada por todas las personas designadas dentro del proyecto.
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Planificación de la línea de tiempo y el presupuesto. ¿Cuánto tiempo durará el proyecto y cuánto costará? Son las dos preguntas que tienes que responder y planificar antes de empezar.
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Manejo del proyecto. El gerente reparte las responsabilidades individuales, maneja las fechas límites, asegura que se respete al presupuesto, motiva a los integrantes del equipo.
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Evaluación. El gerente evalúa los resultados del proyecto y prepara un reporte con análisis de los entregables y cómo quedó el proyecto.
Herramientas para gestión colaborativa de proyectos
En muchas bibliotecas, se usan sistemas para poder colaborar en la nube como herramientas para proyectos en equipo. En el caso de las herramientas pagadas, la biblioteca normalmente asuma el costo del servicio pagado para asegurar que los proyectos en que se inversionan salgan a tiempo, bien gestionados y, sobre todo, que todo esté documentado y evaluado. Algunos programas populares (pagados) para gestión de proyectos en bibliotecas y archivos son:
Para instituciones que no cuentan con recursos para servicios de gestión de proyectos pagados, muchos profesionales de información han tenido éxito utilizando servicios gratuitos como Google Apps. En el servicio de Google Templates (plantillas), se ofrece multitudes de opciones para bajar y usar de forma gratuita las plantillas diseñadas para gestión de proyectos. Las plantillas cuentan con hojas electrónicas que funcionan como calendarios de progreso, para presupuestos, y para organización y priorización de los entregables del proyecto.
Tener conocimientos y experiencia en el área de gestión de proyectos ya es requerimiento para ser un profesional de la información actualizado y dinámico. Así también como saber de las nuevas tecnologías y tendencias de nuestro campo, es imposible hacerlos realidad sin un gerente experimentado y capacitado en la silla del chofer.