La evaluación de colecciones en la Biblioteca Universitaria

La American Library Association (ALA), define a la biblioteca universitaria como: “… biblioteca (o sistema de éstas) establecida, mantenida y administrada por una universidad para cubrir las necesidades de información de  sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y demás servicios” (p.3). Este concepto reconoce dos funciones importantes a las bibliotecas universitarias: el apoyo a la docencia y el apoyo a la investigación, al respecto Juceviciene (2003) afirma:

 According to this new understanding of learning, a university library as a subsystem of university organization has not been a division only providing services for studies and research any longer. Instead, it has become an important unit of university’s information infrastructure and an active participant in the learning process of the particular study programme. Together with the university departments and teaching staff, the academic library strives to realize the study aims. The library becomes one of the potential learning environments that function at the university. It is characterized by the abundance of information sources.

Entendida de esta manera la biblioteca universitaria vuelca todos sus esfuerzos para desarrollar estrategias, crear herramientas, etc. que propicie un entorno facilitador del aprendizaje. Todo ello a través de un recurso de suma importancia la información en cualquier soporte.

 No es nuevo escuchar  que nos encontramos ante  un crecimiento exponencial de la información y en este contexto el valor de las colecciones está dado más que en sí mismas, en su funcionalidad, entendiéndose esto como el mayor o menor grado de adecuación de las colecciones a las necesidades los usuarios, las cuales deben ser  previamente estudiadas. En este sentido la evaluación de colecciones se convierte en un proceso imprescindible a fin de dirigir los procesos de adquisición, selección, gestión de presupuesto, etc.

Para Gómez (2002), la evaluación:

Es valorar la utilidad y pertinencia de las colecciones de una biblioteca con relación a sus usuarios o programas. Un instrumento fundamental para los gestores de la colección. Es necesaria para enfocar los gastos de adquisiciones en los materiales más necesarios; conocer la colección de manera más efectiva. Y es base para los planes y políticas de desarrollo de las colecciones a nivel local y cooperativo.

La Universidad Carlos III de Madrid (2008) afirma: “la colección necesita una evaluación continua que asegure su función de soporte del peso de la demanda (intereses y necesidades de los usuarios) y debe partir de la revisión de los criterios definidos para la selección”. Asimismo, debe permitir valorar a partir de indicadores de relevancia, la idoneidad de la colección. No obstante, se debe tener siempre en cuenta que el que un documento tenga valor o no para los usuarios, es determinado por ellos mismos.

Otras finalidades para la evaluación son: identificar los puntos fuertes y débiles de la colección, establecer alianzas cooperativas, identificar colección útil no consultada, establecer la necesidad de programas de formación de usuarios y promoción de colecciones, etc. sin dejar de mencionar la efectividad de las políticas de desarrollo de colecciones, el presupuesto y el uso de este. “La evaluación debe estar orientada a la medición de las distintas variables (indicadores) en términos de economía, eficacia y eficiencia” (Arriola, 2003).

La evaluación debe ser un proceso permanente en toda biblioteca y encontrase estipulado en las políticas sobre colecciones. Asimismo, es necesario contar con un manual sobre la evaluación donde se desarrollen los siguientes puntos fundamentales: los diferentes criterios para llevar a cabo un estudio de esta índole, el orden en que se debe llevar a cabo, plantear los objetivos de la evaluación, desarrollar una memoria de la evaluación, recolección de datos, análisis y presentación de resultados, etc. (López, 2002).

 Existen diversos métodos y enfoques para evaluar las colecciones, ya sean haciendo uso de criterios cuantitativos/cualitativos, enfoque centrado en el usuario, centrados en la colección; ingresos y salidas (inputs versus outpus).

En la siguiente tabla se resumen los métodos más comunes en los dos enfoques desde donde se desarrolla la evaluación de colecciones.

Métodos de evaluación de colecciones

Fuente: Miguel (2007). Hacia un modelo de evaluación de colecciones en bibliotecas universitarias argentinas, diap. 2.

La decisión de emplear uno u otro método dependerá de las características, prioridades y requisitos que demanden cada uno de ellos por cuanto, debe ser decidido según los objetivos establecidos, disponibilidad de recursos y de personal para un estudio puntual, entre otros.

 Independientemente que se decida emplear un método u otro la evaluación de colecciones está basada en dos enfoques: en el de la colección en sí misma y en el usuario.

Bibliografía:

•  Arriola, O. (2003). Evaluación de biblioteca: un modelo desde la óptica de los sistemas de gestión de calidad. México: Alfagrama
• Gómez, J. (2002). El desarrollo de colecciones. En Gestión de Bibliotecas de Murcia. Recuperado el 09 de febrero de 2010, de              
• González, M. (2008, agosto). Las bibliotecas universitarias: breve aproximación a sus nuevos escenarios y retos. Acimed, 18 (2). 
• Juvinicience, P., Tautkeviciene, G. (2003, septiembre). Academic library as a learning environment: how do students perceive it?. Hamburg: University of Hamburg.  
• Miguel, S., (2007). Hacia un modelo de evaluación de colecciones en bibliotecas universitarias argentinas.La Plata: UNLP.
• Universidad Carlos III de Madrid. (2008, mayo). Preservación y conservación. Madrid. 

Juana Chunga Rodríguez. 

Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la información por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM). Laboro en la Universidad Ricardo Palma (URP). Los temas de mi interés son: la Web 2.0,  los sistemas de archivos, la organización de la información, las tecnologías de la información, entre otros.