Bibliotecas especializadas, desarrollo económico y ventaja competitiva

En cierto sentido, cada biblioteca puede ser considerada como una biblioteca ‘especial’ en virtud de su adaptación a las necesidades y requerimientos particulares de sus usuarios. Jesse H. Shera (1952)

Las personas buscan información por diferentes razones, y para ello, recurren a los servicios de información y documentación que más satisfagan sus necesidades de acuerdo a sus requerimientos. Los cuales pueden ser muy generales a demasiado específicos, como por ejemplo, para la toma de decisiones en una organización, para el diseño de nuevos proyectos y productos, o para apoyar el desarrollo de investigaciones en el área científica o industrial. Con base en lo anterior, los servicios bibliotecarios que ofrecen este tipo información específica y puntual, son los se encuentran en las bibliotecas especializadas o de investigación y en los centros de documentación e información, ya sea del sector público o privado.

Características de las bibliotecas especializadas

Las bibliotecas especializadas surgieron hace dos siglos por la necesidad creciente de información científica, técnica y estadística que se requería para apoyar el desarrollo de los negocios que empezaban a proliferar por aquel tiempo (Semertzaki, 2012). Este mismo fenómeno de demanda de información, será el mismo que hará posible el perfeccionamiento y diversificación de los servicios bibliotecarios especializados como hoy los conocemos. Por otra parte, la evolución del concepto de biblioteca especializada a lo largo de los años y su desarrollo como unidades de información, ha sido tratado por varios autores, entre los que destacan Shera (1952), Woods (1972), Christianson (1976), Dana (1991) y Williams (1997), aunque abarcan etapas distintas, ellos concuerdan que durante los primeros años del siglo XX es cuando se inicia el gran impulso a la bibliotecología especializada, y por ende, a las bibliotecas del mismo tipo.

John Cotton Dana, fundador y primer presidente de la Special Libraries Association, originalmente señaló en el primer número de la revista Special Libraries, publicado hace poco más de un siglo, en 1910, que las bibliotecas especializadas estaban consideradas como las bibliotecas del hombre de negocios moderno, pues éste empezó a darse cuenta de la importancia y utilidad de contar con información de rápida localización y fácil acceso. La cual era proporcionada por personal experto en la materia, quien se encargaba de reunir el material relacionado con los temas afines a los intereses de la empresa a la que pertenecía la biblioteca (Dana, 1991, pp. 53–54).

Hoy en día, el concepto de biblioteca especializada ha cambiado a lo largo de los años, pero lo ha hecho porque su papel en la sociedad ha ido evolucionando, así como los servicios y colecciones que ofrece. Esto se debe a su gran capacidad de adaptabilidad a los cambios (Morales Campos, 1997, p. 118) y porque siempre han sido grandes promotoras de la innovación y la adopción de nuevas tecnologías. Así por ejemplo, podemos mencionar que la biblioteca especializada actualmente es considerada como un centro de información que utiliza los últimos avances en tecnologías de la información y la comunicación para recabar, revisar, organizar, analizar, evaluar, resumir y difundir material de apoyo para los usuarios miembros de corporaciones, empresas privadas, agencias gubernamentales, museos, universidades, hospitales, asociaciones y otras organizaciones con necesidades de información especializadas (Bender, 2003 , p . 616).

Las bibliotecas especializadas también son conocidas como especiales, en el sentido literal de la palabra en inglés «special«, la realidad es que se refiere al mismo tipo de unidades de información. Según Caravia (1995, p. 12), el término especializada es como se conoce en castellano, pues denota aquellas bibliotecas que adquieren materiales relacionados a una disciplina determinada o temas afines entre sí.  Coincide también que este tipo de bibliotecas generalmente son parte de centros e instituciones de investigación u otras organizaciones como empresas y asociaciones.

El bibliotecario especializado

Uno de los elementos esenciales y característicos de las bibliotecas especializadas es su personal altamente capacitado, generalmente un profesional de la información, pero también habrá profesionistas de otras áreas afines a la temática de las colecciones. En cualquier caso, su participación como bibliotecarios es de suma importancia, pues mediante el uso de información especializada y la utilización de tecnologías, son capaces de desarrollar, implementar y administrar los recursos y servicios de información que apoyan las funciones y metas establecidas por la organización a la que sirve (Special Libraries Association, 2003). Los bibliotecarios especializados de hoy utilizan las tecnologías de la información, como muchos otros profesionistas de la información, pero además las consideran como herramientas esenciales para recopilar, evaluar, analizar, organizar, resumir y presentar la información solicitada, y no solicitada, por los usuarios de sus instituciones u organizaciones.

Con relación a lo anterior, Wittwer (2001, p. 221) identifica ocho actividades que los bibliotecarios especializados realizan, y que los diferencian de los demás:

1. Preparar informes de investigación en respuesta a las peticiones específicas de información por parte del personal.
2. Espiar a la competencia.
3. Identificar las investigaciones llevadas a cabo en otras organizaciones para evitar la duplicación innecesaria.
4. Verificar datos para informes y publicaciones internas y externas.
5. Crear bases de datos para las organizaciones que les permitan acceder a su información interna.
6. Efectuar búsqueda de patentes y marcas.
7. Evaluar y comparar software de información y bases de datos antes de la compra.
8. Formar personal para que utilicen de manera eficiente las bases datos en línea.

Bibliotecas especializadas y desarrollo económico

Algunos autores como Woods (1972, p. 760), Carrión Rodríguez (1992, p. 59), Morales Campos (1997, p. 118), García Pérez (1997, p. 136) y Fernández de Zamora (2003, p. 66) concuerdan que las bibliotecas especializadas son las unidades de información que más se han desarrollado en los últimos años. Situación que se evidencia en todas partes del mundo, no solo en Estados Unidos o Europa, sino también en América Latina y el Caribe, donde se ha visto un fuerte impulso a las bibliotecas especializadas a causa de los avances científicos y tecnológicos, y por la creciente necesidad de apoyar el crecimiento económico y el desarrollo social de los países (Vergueiro, p. 591). En menos de un siglo, la concepción de la biblioteca especializada como parte de una organización o institución, se amplió a ser considerada también como una pieza necesaria en el progreso económico de una sociedad.

En este sentido, muy recientemente se ha identificado una fuerte tendencia a considerar a las bibliotecas especializadas como indispensables en el desarrollo económico y social de los países. Por ejemplo, Semertzaki (2012) considera a las bibliotecas especializadas como pilares del desarrollo económico, ambiental y equitativo de los países y sus organizaciones, pues estas entidades dependen del conocimiento que aporta el capital intelectual. La autora respalda la idea de transformar a la biblioteca especializada en un centro de administración del conocimiento. Señala además, que en nuestros días, este cambio es posible gracias a las características y servicios que ofrecen las actuales bibliotecas, entre los que destacan:

• Se apegan a la misión y objetivos de la organización matriz.
• Poseen una orientación temática en sus colecciones.
• Ofrecen servicios especializados a la medida para satisfacer las necesidades de información del personal de la institución.
• Actúan como mediadores o puentes que conectan a los usuarios con la información y el conocimiento.
• Generalmente emplean personal especializado titulado.
• Regularmente son bibliotecas pequeñas o medianas con respecto a sus colecciones.
• Son bibliotecas híbridas debido a la gran diversidad de materiales y formatos que poseen.
• Agregan valor a su organización a través del ahorro de tiempo y dinero en la búsqueda de información para las investigaciones.
• En consecuencia, las competencias de los bibliotecarios son cada vez más exigentes.

Dentro de las bibliotecas especializadas, según Fernández de Zamora (2001, p. 40), uno de los segmentos que más se ha desarrollado en cuanto a su organización, acervo, uso de tecnologías de la información, y por su tendencia a modernizarse día con día, son las bibliotecas del sector industrial o corporativo. Estas unidades de información, muchas veces reciben el nombre de centros de información o de recursos, debido al tipo de actividades que realizan los bibliotecarios, las cuales son erróneamente consideradas de mayor selección y análisis de la información a diferencia de una biblioteca especializada (Murray, 2013, p. 277). Sin embargo, para este caso, lo dejaremos como bibliotecas especializadas, apoyándonos en la misma Murray, la cual señala que actualmente las bibliotecas especializadas proporcionan un alto nivel de servicio personalizado y de especialización temática.

El valor de las bibliotecas especializadas

La economía mundial no solo se basa en los insumos naturales, materiales o monetarios con los que cuentan las sociedades contemporáneas y sus organizaciones, hoy en día nuestro sistema económico necesita forzosamente de la información y el conocimiento que aportan los recursos intelectuales disponibles en las unidades de información. Por lo que en este momento, es válido declarar que el capital intelectual de las organizaciones resulta tan importante como su capital financiero (Mocanu, Litan, Olaru & Munteanu, 2010, p. 11). Es precisamente aquí donde las bibliotecas especializadas adquieren un papel fundamental, pues como ya se señaló, éstas surgieron por la necesidad de apoyar a los negocios, y por ende, a la investigación en las instituciones u organizaciones.

Evidentemente, las bibliotecas especializadas no contribuyen directamente con ingresos económicos mesurables a las instituciones u organizaciones. En otras palabras, no generan utilidades. Es más, para muchas autoridades representan un gasto, tanto que muchas de ellas tienen que sobrevivir para no desaparecer, y los propios bibliotecarios deben esforzarse para demostrarle a los ejecutivos la importancia de la biblioteca, hasta en términos financieros (Murray, 2013, p. 276).

Continuando, es posible medir el valor económico de las bibliotecas en función de la eficiencia de algún servicio, por ejemplo, evaluar los beneficios reales o potenciales cuantificables en dinero a los usuarios, y esto se puede obtener de la siguiente manera:

1. Calculando los precios que se pagan por un servicio de biblioteca en el mercado libre.
2. Encontrando pruebas de que las bibliotecas afectan directamente a la economía de una institución o comunidad.
3. Evaluando el valor que una empresa comercial o institución pone para contabilizar el uso de la biblioteca mediante el cálculo del tiempo dedicado a dicho uso por parte de los miembros de la empresa o institución (Poll, 2003, p. 7).

Lo anterior, es considerando el aspecto cuantitativo, pero también es posible hacerlo contemplando el lado cualitativo, pues existe también la evidencia histórica de que sin información, no hay progreso social ni desarrollo económico. Se puede afirmar, sin ningún inconveniente, que la información ha sido pilar elemental para el progreso social e individual de la humanidad. Por ejemplo, para el historiador Arnold Toynbee, citado por Ferrer (1998, p. 158), la información es una de las mayores representaciones estructurales de la sostenibilidad de una sociedad, al grado de considerar que la mayor parte de las civilizaciones que han desaparecido se debió a fallas de información.

Ahora bien, con relación a las bibliotecas, por ejemplo, García Pérez (1997, p. 145) señala que la biblioteca especializada incide directamente en el progreso social y económico de los países latinoamericanos, pues a través de ella, los usuarios de su comunidad obtienen la información indispensable para sus investigaciones, pero además, una vez que éstos han efectuado sus pesquisas, pueden publicar los resultados de sus estudios y difundir el nuevo conocimiento entre la misma institución u organización.

Bibliotecas especializadas y ventaja competitiva

En los últimos años, debido a las tecnologías de la información, el Internet y la globalización, la cantidad de información disponible en forma impresa y digital ha aumentado considerablemente, ocasionando que las empresas y negocios ahora formen parte de un ambiente altamente competitivo, ocasionando muchas veces que tengan que luchar por su propia supervivencia en el mercado, y para remediarlo, las empresas tengan que esforzarse para hacer uso de las mejores práctica en inteligencia competitiva y así actuar de una manera más eficiente y rápida (Yap & Rashid, 2011, p. 175).

Otros de los aspectos que ha traído la situación descrita arriba, es que para estructurar esa gran cantidad de información y crear nuevo conocimiento a partir de ella, los sistemas bibliotecarios y de información se convierten en una necesidad para toda sociedad que requiere ser competitiva. El componente más crítico para el éxito de toda organización moderna es su capacidad para aprovechar toda la información disponible. Usar la información como materia prima dentro de una organización puede aumentar la ventaja competitiva en el mercado.

Por otro lado, Rubin (2004, p. 125) apunta que el valor de tener la información correcta en el momento correcto, o simplemente la posibilidad de privar a otros de la información para obtener una ventaja, ha llegado a ser tan fundamental, que actualmente es inevitable que no solo los individuos, sino también las organizaciones y los gobiernos, ven en la información un valor económico y político incuestionable.

Concluyendo, no podemos negar que tanto las organizaciones, así como las personas que tienen las mejores posibilidades de acceso a la información, son las que están mejor preparadas en comparación con aquellas que no las tienen. La ventaja económica que proporciona la información es ya tan poderosa, que las bibliotecas especializadas dentro del sector industrial están desempeñando un fuerte papel en el desarrollo no solo de sus organizaciones o instituciones de investigación, sino también en el progreso económico de los países.

Obras consultadas

Bender, D. R. (2003). Special libraries. En Feather, J. & Sturges, P. (eds.), International Encyclopedia of Information and Library Science (p. 616). 2a ed. London: Routledge.

Caravia, S. (1995). La biblioteca y su organización. Madrid: Trea.

Carrión Rodríguez, G. (1992). Las bibliotecas especializadas en México. En La Bibliotecología en el México actual y sus tendencias (pp. 59–72). México: UNAM, Dirección General de Bibliotecas.

Christianson, E. B. (1976). Special libraries: putting knowledge to work. Library Trends, 25 (1), 399–416.

Dana, J. C. (1991). The president’s opening remarks. En C. A. Hanson (ed.), Librarian at large: selected writings of John Cotton Dana (pp. 53–54). Washington, DC: Special Libraries Association.

Fernández de Zamora, R. M. (2001). “Desarrollo de las unidades de información 1956-2000: bibliotecas, centros de información, centros de documentación”. En Licea de Arenas, J. (ed.), Cuarenta y cinco años de estudios universitarios en bibliotecología: visiones empíricas e históricas (pp. 11–53). México: Facultad de Filosofía y Letras, UNAM.

Ferrer, E. (1998). Información y comunicación. 2ª ed. México. Fondo de Cultura Económica.

García Pérez, J. F. (1997). Specialized libraries and their role in the economic and social context of Latin America. INSPEL, 31 (3), 133–148.

Mocanu, A. M., Litan, D., Olaru, S. & Munteanu, A. (2010). Information systems in the knowledge based economy. WSEAS Transactions on Business and Economic, 7 (1), 11–21.

Morales Campos, E. (1997). Capítulo 8: América Latina y el Caribe. En Large, A. (ed.), Informe mundial sobre la información 1997/98 (pp. 114–129). París: UNESCO; Madrid: CINDOC.

Murray, T. E. (2013). What’s so special about special libraries? Journal of Library Administration, 53 (4), 274–282.

Poll, R. (2003). Measuring impact and outcome of libraries. Performance Measurement and Metrics, 4 (1), 5–12.

Rubin, R. E. (2004). Information policy: stakeholders and agendas. En Foundation of library and information science (pp. 121–177). New York: Neal-Schuman.

Semertzaki, E. (2012). Why special libraries are the right places to host a Knowledge Management Center. IFLA Knowledge Management Section Satellite Pre-conference, Helsinki, Finland, 10 August 2012. Disponible en: http://www.arpalazio.net/ifla2012/html/abstracts_and_full_papers.pdf/Semertzaki.pdf

Shera, J. H. (1952). Special librarianship and documentation. Library Trends, 1 (2), 189–199.

Special Libraries Association. (2003). Competencies for information professionals of the 21st century. Revised edition. Alexandria, Virginia: SLA. Disponible en: http://www.sla.org/about-sla/competencies/

Vergueiro, W. (2003). South America. En Feather, J. & Sturges, P. (eds.), International Encyclopedia of Information and Library Science (pp. 590–592). 2a ed. London: Routledge.

Williams, R. V. (1997). The documentation and special libraries movements in the United States, 1910-1960. Journal of the American Society for Information Science, 48 (9) 775–781.

Wittwer, R. (2001). Special libraries: how to survive in the twenty-first century. The Electronic Library, 19 (4), 221–224.

Woods, B. M. (1972). The special library concept of service. American Libraries, 3 (7), 759–768.

Yap, C. S. & Rashid, M. Z. A. (2011). Competitive intelligence practices and firm performance. Libri. 61 (3), 175-189.