El diccionario de la lengua española (DRAE), en su última edición 23ª publicada en octubre del 2014, define a documento del latín (documentum) escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Define a libro (del latín liber, libri) obra científica, literaria o de cualquier otra índole con extensión suficiente para formar volumen, que puede aparecer impresa o en otro soporte.
Estas definiciones hace pensar y preguntarse a diario ¿documento es lo mismo que libro, libro es lo mismo que documento?
Relatar, informar, instruir.
Los repositorios de bibliotecas, archivos y centros de documentación están formados por libros, documentos, documentos científicos, publicaciones seriadas, documentos digitales y a diario los usuarios asisten y solicitan documentos para satisfacer las necesidades de información para llegar al conocimiento para ser difundido como aporte a la sociedad. Los usuarios que asisten a estas unidades de información, generalmente solicitan el libro, el documento que habla de..; por tanto el libro es un documento y el documento se convierte en libro, su contenido es de importancia científica, histórica, de actualidad, etc.; que son fuente de consulta para los diferentes usuarios.
Sin embargo, dependiendo de su tipología puede haber una diferencia, como ejemplo: documentos de archivo y libros tienen características externas e internas diferentes que hacen que su estudio, su tratamiento, su organización e instalación sean distintos.
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La Forma Externa (Su aspecto formal, en general, va desde unos folios sueltos o formando piezas, en el caso de los documentos, a la unidad encuadernada que suele ofrecer el libro. La forma externa no va a marcar esencialmente la diferencia ya que la mayor parte de la documentación contable en las instituciones, por ejemplo, adopta forma de libro
La Grafía (El documento suele ir manuscrito y el libro impreso. Pero esta no es una distinción clara ya que hay muchos libros manuscritos y también existen bastantes documentos impresos).
Independencia:El libro responde a una unidad de concepción que es por y en sí mismo, sin tener que ver con otros libros, es decir, es algo independiente, mientras que el documento es producto de una acción continuada en el tiempo y frecuentemente no es más que uno más dentro de una secuencia.
El libro puede considerarse aisladamente, el documento, siempre está en relación con otros documentos y la mayoría de las veces un documento aislado fuera de su serie carece de valor.
Voluntad de Creación y Función: El fin del libro es relatar, informar, instruir; no es el testimonio de una gestión, es siempre fruto de la voluntad de alguien: ya sea una obra de creación o de investigación, sin embargo, los documentos son reflejo de funciones y actividades del hombre, pero no son testimonios voluntarios y caprichosos, son producto de una gestión, no se hacen con finalidad histórica aunque inmediatamente se conviertan en fuentes indispensables de la Historia.
Unicidad (El libro es múltiple y es fácil encontrarlo en muchos sitios). El documento es único, irrepetible. Sólo se produce un documento en un momento y debido a un autor. Las notas de único y seriado, son las características que mejor lo delimitan y junto al origen es lo que le diferencia esencialmente del libro.
El documento científico, por su parte, puede ser un documento de archivo o un libro. Más frecuentemente este último. Los documentos científicos participan de las características del libro, por ser la mayoría textos impresos y publicados, que de los documentos de archivo. Tienen valor informativo, pero no probatorio. Su carácter monográfico será otra de sus notas distintivas.
Conclusión:
Los documentos de archivo constituyen fondos documentales y excepcionalmente colecciones, los libros forman colecciones bibliográficas de una biblioteca y los documentos científicos son equivalentes a una bibliografía especializada. Los primeros y los segundos físicamente constituyen respectivamente conjuntos o colecciones, mientras que los terceros no se palpan y pueden quedar convertidos en un listado de textos, en cuanto que el documentalista separa a la información desligándola de los documentos de donde la extrae.
Fuentes Consultadas:
- Real Academia Española http://www.rae.es/
- Heredia, Antonia (2009). La Archivística y sus ciencias afines; págs. 15-25