Pensando una nueva biblioteca: propuestas de gestión para nuevos desafíos

Hace pocos días conversábamos sobre la posible “Desaparición de la Biblioteca Pública”, hecho al que sin duda alguna podemos llegar si no somos capaces de adaptar nuestros servicios a las nuevas necesidades de nuestros usuario/as y al contexto de nuestras respectivas comunidades y países.

En este post quiero compartir con ustedes algunas ideas, reflexiones y estrategias que podría asumir la Biblioteca Pública para crecer y fortalecerse desde el rol social y como  efectivamente ese rol social puede ser percibido por su comunidad; y además comentar y compartir una propuesta para gestionar tecnológicamente la Biblioteca Pública para subsistir en este entorno tan desfavorable que tenemos, donde al parecer la cultura, el conocimiento, la entretención y el ocio deben ser  accesibles sólo para quienes tienen los medios económicos para hacerlo y donde nuestras autoridades nacionales son ciegas al momento de ver a la Biblioteca Pública como una gran oportunidad de acceso democrático a la cultura y muy por el contrario la asumen como una piedra en sus zapatos.

Estrategias de posicionamiento

La creación de marca. Este proceso es clave para identificarse y diferenciarse de la competencia y por tanto para ganar un espacio exclusivo en el inconsciente colectivo de tu comunidad.

Para posicionar una marca (branding) y situarse en el “Top of Mind” de las personas es necesario un arduo trabajo, pero que es fundamental para que posteriormente la gente exija esa marca, la valore y la apoye. Este es el objetivo que debe perseguir una Biblioteca Pública para su subsistencia, penetrar y posicionarse en la “mente” de su comunidad y permitir que las personas se apropien de ella. Es un proceso lento pero que afortunadamente se facilita con las nuevas herramientas tecnológicas que poseemos. Hoy es muy simple crear una Fanpage o un sitio web de la Biblioteca que permita difundir una marca y posicionarla; es muy simple hoy realizar SEO, campañas de marketing digital, seguimiento y gestión de la reputación de mi marca.  Esto es uno de los principales desafíos que tenemos y debemos asumirlo a la brevedad si aún no hemos dado el paso.

Creemos campañas de Marketing atractivas, seductoras y originales, por ejemplo “a mí me gusta” (pensando en la forma en que te gusta leer) con la cual puedes jugar el doble sentido, técnica muy utilizada por las compañías de publicidad “Me gusta acostado” “me gusta en el sofá” “me gusta en grupo” etc.etc… Desarrollemos material audiovisual, aunque sea casero, recordemos la fuerza que tiene Youtube como herramienta de posicionamiento.

Presentación de Servicios de la Biblioteca de Santiago

Servicios innovadores de impacto masivo. Cuando pensamos en posicionarnos como una institución de carácter social debemos pensar en servicios que de verdad impacten socialmente y para lograrlo debemos ser ingeniosos en la forma en que invertimos, nuestros siempre escasos recursos.  Si contamos con colecciones limitadas debemos explotarlas al máximo y hay muchas formas para lograrlo: dar enfoques particulares a grupos específicos (género, apoyo familiar, fomento productivo, vida sana, adultos mayores, servicios sociales, etc.) Si tenemos computadores podemos generar capacitaciones que sean de verdadero interés para la gente (diseño web, edición digital, elaboración de curriculums, creación de tiendas virtuales, etc.) y para esto afortunadamente tenemos una amplia gama de plataformas de software open source que nos permite desarrollarlo sin la necesidad de invertir recursos en licencias.

Trabajemos sobre todo con el recurso humano, recordemos que somos la base de las instituciones y tenemos muchas capacidades, explotémoslas en beneficio de la comunidad (Clubes de lectura, talleres, ciclos de conferencias y charlas, ALFIN, etc.)

Investigación Social. Uno de los elementos fundamentales para posicionarse en la comunidad es conocer claramente las necesidades de esa comunidad, debemos saber lo que realmente necesitan nuestras comunidades y para eso debemos realizar un trabajo permanente de sondeo de necesidades y de satisfacción de las mismas. Debemos generar diagnósticos socio-culturales, encuestas de satisfacción y focus group, prototipos de usuarios, escenarios de uso, creación de audiencias. Es básico contar con un panorama muy detallado de quiénes son y que quieren nuestros usuarios para impactar realmente.

Esto significa recursos, claramente, pero por sobretodo significa una gestión distinta a la que concebimos hasta hoy como “Gestión Bibliotecaria”. Necesitamos una gestión más eficiente que nos permita competir de igual a igual. Y desde mi punto de vista esta gestión pasa por cambiar el foco de nuestro quehacer y dejar de mirar nuestras colecciones como el eje del negocio cambiándolo por nuestros usuario/as como eje fundamental de nuestro quehacer.

En esta nueva Biblioteca Pública el USUARIO es quién define los servicios NO LA BIBLIOTECA y esa definición está dada por sus necesidades reales se traducen por parte de la Biblioteca en el diseño de SERVICIOS y PRODUCTOS a la medida de ese usuario. Una vez que tenemos definidos todos los productos y servicios, debemos determinar cuáles son los INSUMOS necesarios para llevarlos a cabo es decir, RRHH (perfiles y cantidad), Presupuestos, Colecciones (en todos los formatos), Infraestructura tecnológica, materiales, Sistemas y plataformas tecnológicas y todo tipo de insumos que fuesen necesarios para satisfacer la demanda.

Sabemos que este es el ideal pero nunca contamos con suficientes recursos para planificar y menos gestionar con los recursos ideales, y es aquí donde la tecnología se puede convertir en nuestro aliado y nos puede permitir aminorar sustancialmente los costos relacionados con Planificación, Gestión, Control y Administración de Productos y servicios.

Este modelo, basado en uno propuesto por Marshall Breeding intenta gestionar de forma automatizada todos los elementos que se integran en una Biblioteca Pública mediante el uso de plataformas open source:

Propuesta de Modelo de Gestión Tecnológica Integral para Bibliotecas Públicas basado en software Open Source

GESTIÓN BIBLIOTECARIA

• Gestión de Usuarios con CRM (SugarCRM): Nos permite una gestión permanente de nuestros usuarios, detectar necesidades, crear campañas de marketing dirigidas, evaluar productos y servicios.
• Planificación con ERP (openERP): Nos ayuda a planificar y asignar recursos y prioridades, segmentar actividades y procesos con el fin de optimizar tiempo, controlar y tomar decisiones estratégicas sobre nuestra planificación.
• Administración de Recursos Humanos (Orange HRM): Permite, además de manejar todo lo relacionado con sueldos y beneficios, establecer claramente los perfiles profesionales de nuestra institución permitiendo optimizar al máximo el recurso en distintas instancias.
• Administración por Procesos (Bonitasoft): Facilita el diseño de flujos de trabajo y procesos al interior de la Biblioteca, llevando un control exhaustivo de todas las fases y de los procedimientos y documentación asociada. Esto facilita la certificación de calidad ISO 9001 que es un plus para la institución.
• Minería de Datos (Jaspersoft): Uno de los grandes problemas que tenemos en las Bibliotecas Públicas es la defensa presupuestaria de la labor que realizamos, es por tanto fundamental contar con datos precisos que nos permitan defender nuestros presupuestos ante las autoridades y que mejor que hacerlo con indicadores detallados y que además se presentan de una manera atractiva que convenza a nuestras autoridades.
• Gestión de Ciclo de Vida para Productos y Servicios (OpenPLM): Desde siempre hemos tenido como indicador básico de la gestión de colecciones el indicador de obsolescencia o indicadores relacionados con bibliometría e índices de impacto. Pues bien, en el caso de las Bibliotecas públicas es necesario contar con una gestión más exhaustiva de los productos y servicios que ofrecemos y seguir su comportamiento en el tiempo, estos nos permite ahorrar recursos y descubrir cuando realmente un servicio o producto ha dejado de ser útil para nuestros usuarios.
• Gestión de Cursos y Talleres (Fedena): Uno de los elementos más complejos de manejar con nuestros actuales sistemas de gestión son los usuarios que participan de nuestras actividades culturales, cursos y talleres y su relación con los demás servicios de la Biblioteca pública. Pues bien, con este sistema podemos establecer un control total de este público al mismo tiempo que gestionamos y diseñamos cursos por competencias, rangos etarios, necesidades específicas, etc.

GESTIÓN INTEGRADA DE COLECCIONES

• ILS (Koha): Con sistemas de gestión abiertos logramos independencia tecnológica para el desarrollo e integración de aplicaciones a medida que avancen a la par de las nuevas necesidades  de los usuarios, el implementar sistemas abiertos facilita la interoperabilidad e interconexión de los servicios.
• Discovery Service (Vufind): Este metabuscador nos permite acceder a los distintos sistemas y gestores de colecciones con que cuenta la Biblioteca otorgando al usuario una interfaz única de acceso de forma simple e intuitiva.
• Repositorios (Dspace): Permite contar con una colección propia de material como por ejemplo estadísticas, artículos de investigación y divulgación y otros materiales que sean interesantes de ofrecer a nuestro público.
• Gestión de Ebooks (OMP): Nos permite una gestión integral del proceso de elaboración,   publicación, distribución y de Ebooks, permitiendo el préstamo bajo demanda y la descarga. En el caso de las bibliotecas públicas se puede trabajar con un servicio de creación de ebooks para los autores locales de nuestra comunidad y por ejemplo transformar a la propia biblioteca en un servicio de distribución y venta.
• Gestión de Revistas electrónicas (OJS): Con este sistema podemos controlar el flujo de la edición y publicación de revistas académicas y misceláneas y trabajar colaborativamente con la comunidad y las agrupaciones locales publicando sus revistas.
• Biblioteca Digital (VUDL): En muchas bibliotecas públicas se realizan digitalización y preservación de documentos , escritos y fotografías patrimoniales que son de importancia para la comunidad. Pues bien, estos sistemas a demás de preservar nos permiten difundir estos documentos de forma atractiva para el usuario, dando la posibilidad de acceder completamente a este tipo de documentos.

Como ven existe más de un modo de gestionar nuestra querida Biblioteca Pública y muchas herramientas tecnológicas que nos pueden apoyar, sin embargo nada de lo expuesto tiene sentido si nosotros como Bibliotecarios no somos capaces de aventurarnos a innovar y cambiar, recordemos que lo fundamental para la supervivencia de la Biblioteca Pública son nuestras comunidades.