Y ahora… ¿por dónde empezamos?

Seguramente esta sea la primer pregunta que nos formulamos quiénes nos hemos enfrentado a la ardua, desafiante, y placentera tarea de crear una biblioteca desde cero.

Sin dudas el tomar en consideración las experiencias de otros que han estado en esta misma situación sea muy válido, tomar en cuenta los criterios y políticas que han definido, atendiendo sobre todo en los errores para evitar caer en ellos.

Si bien en este y otros posts, me referiré a la especificidad de la biblioteca de museo, de un museo de arte, la finalidad de estos, e la de ocnstituir una especie de guía en los primeros pasos de la formación de una biblioteca, cualquiera que sea.

Una de las primeras recomendaciones es la de dejar registro por escrito de todo; la definición de prioridades, cuestiones a resolver, criterios fijados, lineamientos que constituirán las políticas, así como las ideas que surjan, por más extravagantes que resulten -nunca se sabe cuando se pueden llegar a aplicar-. Es de gran ayuda para organizarnos en el trabajo que tenemos por delante, el fijar actividades y tareas a corto, mediano y largo plazo.

Habrían a considerar aspectos de gestión interna y externa a la biblioteca. Entre los primeros haré referencia a la importancia de identificar a la biblioteca en el organigrama de la institución museística, e iniciar el debate de su misión, visión, funciones y objetivos.

La delimitación del área del conocimiento a la cuál ha de abocarse la institución, será fundamental para el desarrollo de las colecciones, productos y servicios de información y cultura.

Investigar instituciones de referencia existentes en el área, a nivel nacional, regional e internacional, así como redes de bibliotecas, estableciendo contactos y analzando requisitos de particpación en ellas, para una posterior inclusión.

Gestionar el espacio físico,-que en caso de tratarse de un edificio construido para tal fin- seguramente este se adapte más y presente condiciones más ventajosas, permitiendo una adecuada disposición del mobiliario, que facilitará un óptimo funcionamiento.

Gestión y definición de políticas de colecciones: considerar con qué recursos de información se cuenta, a la vez que se vaya definiendo la política de colecciones, la constitución de los fondos documentales y bibliográficos; en concordancia con los fondos museográficos del museo y las colecciones del archivo. desde un principio será fundamental el establecimiento de las vías de ingreso de documentos: compra, canje, donación, patrocinio

En cuanto a las tareas exclusivamente técnicas, el primer paso ha de ser investigar y seleccionar el sistema de clasificación y tesauros a aplicar. Estudiar las caraacterísticas y propiedades de sistemas de gestión de bibliotecas, eligiendo los que mejor se adecúen a nuestra situación, recursos humanos, informáticos y económicos.

El registro y control de autoridades ha de ser uan de las tareas a desarrollar desde los inicios; que en el caso particular de la biblioteca de arte, será el registro y control de artistas.

El establecimiento de un análisis FODA de la realidad institucional en la cuál estamos insertos, es una herramienta que siempre brinda información valiosa para conocer los recursos materiales y humanos que se disponen, así como para generar alternativas para la obtención de recursos, a través de presentación de proyectos, captación de patrocinadores, entre otros.

Empezar a esbozar un plan de marketing y promoción de productos y servicios, que se irá desarrollando en la medida que la biblioteca comience a dar sus primeros pasos.

Entre los aspectos externos, encontramos:

Definición de servicios a implementar (charlas, talleres y conferencias vinculadas a temáticas de interés del museo).
Elaboración de productos de información -web, web 2.0-, investigando las características de cada uno de ellos y seleccionando los que más se adecúan al perfil de la biblioteca y en las que nuestro usuarios estén más presentes.
Identificar colecciones de relevancia, que constituyan uan biblioteca virtual.
Identificar portales y sitios externos dónde estar presentes.
Implementación de instancias de alfabetización informacional destinada a los usuarios, con la triple finalidad de formar a los usuarios, captar a través de ellos a nuevos usuarios y promocionar y hacer más visible a la biblioteca con este servicio.

En el ejercicio de todas estas tareas, el profesional responsable de crear un servicio de información desde sus inicios, ha de desarrollarse como un verdadero gestor de la información en todos sus soportes, ser capaz de detectar los espacios en los cuáles estar presentes, y ante todo desempeñarse como un community manager, con habiliades en la comunicación multimedia, que le permitan traspasar el espacio físico de la biblioteca, contribuyendo a su visibilidad y por tanto a un mayor y mejor uso y acceso de todos los recursos.

Referencias